デキル若手社員のビジネスマナー Vol.2

こんにちは!ピートです。
電話応対こそ、ビジネスマナーが試されるって知ってる?

今日は、株式会社百五総合研究所の研究員さんに「好印象の電話応対」について聞いてきたよ!

めざせ!デキル若手社員!

電話応対が左右する会社の印象

若手社員が任されることの多い業務の一つに「電話応対」があります。電話応対は、受け方や話し方ひとつで会社の印象が左右される重要な業務です。丁寧な電話応対をして、自分や会社の印象をアップさせましょう。

電話を受ける時のマナー

  1. なるべく早く受話器を取る。(3コール以上鳴らしてしまったら「お待たせいたしました」と言って出ます)
  2. まずは一言挨拶を添える。(「いつもお世話になっております」などスムーズに言えるように)
  3. 必ずメモをとる。(特に先方の社名、氏名、連絡先は大事です。正確に聞き取りましょう)
  4. 内容を復唱して、確認する。
  5. 名指し人に取り次ぐときや、確認事項がある時は必ず保留にする。(保留が長くなりそうなときは、電話を折り返ししましょう)
  6. 名指し人が不在の時は、折り返し電話や代わりに用件を承るなど積極的に意向を伺う。
  7. たらい回しにしない。
  8. 電話は静かに切る。(フックボタンを押して切る)

電話をかける時のマナー

  1. 用件は簡潔に分かりやすく話す。
  2. 時間帯や場所などタイミングに配慮をする。(相手の方に「今お電話よろしいですか?」と聞くなどの心配りを)
  3. 事前準備は万全に。(先方の基本情報や関連する資料などを準備しておきましょう)

声と言葉だけで印象が決まるのが電話なんだね!
少し高めの明るく元気な声「笑声(えごえ)」を心掛け、落ち着いてゆっくりと話すのがポイントなんだって!

電話応対は、若手社員としてまずは身に着けたい基本のビジネスマナーです。失敗を恐れずにどんどん挑戦をして、積極的に身につけましょう。

提供:株式会社百五総合研究所

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